Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Đặt Tour Du Lịch Toàn Diện

Việc lập kế hoạch và đặt mua một tour du lịch cần sự rõ ràng và minh bạch để đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ, đúng như kỳ vọng. Với vai trò là người đồng hành đáng tin cậy, chúng tôi cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình đặt tour du lịch một cách chuẩn xác, áp dụng cho cả khách lẻ và khách đoàn, giúp bạn dễ dàng hoàn tất mọi thủ tục từ A đến Z.

Để chuyến đi khám phá thêm trọn vẹn, chẳng hạn như tìm hiểu tây ninh có đặc sản gì trước khi khởi hành, việc nắm vững các bước đăng ký dưới đây là vô cùng cần thiết. Quy trình được phân chia rõ ràng để phục vụ hai đối tượng khách hàng chính: Khách lẻ ghép đoàn và Khách đoàn (Công ty/Tổ chức).

I. Quy Trình Đặt Tour Cho Khách Lẻ Ghép Đoàn

Khách lẻ là những cá nhân hoặc nhóm nhỏ muốn tham gia vào một đoàn đã được tổ chức sẵn. Khách hàng có thể lựa chọn đăng ký trực tiếp tại văn phòng hoặc qua hình thức trực tuyến tiện lợi.

1. Đăng Ký Tour Trực Tiếp Tại Văn Phòng

Đây là phương thức truyền thống, cho phép khách hàng được tư vấn trực tiếp và rõ ràng nhất.

• Bước 1: Tư vấn và Đăng ký. Quý khách đến trực tiếp văn phòng để được nhân viên tư vấn chi tiết về các chương trình tour, lịch trình, chi phí và các chính sách đi kèm.
• Bước 2: Cung cấp Thông tin Cá nhân. Sau khi chọn được ngày đi và tour phù hợp, quý khách cung cấp các thông tin cần thiết: Họ và tên, Số điện thoại đăng ký, Danh sách thành viên tham gia tour (gồm Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Số Căn cước công dân).
• Bước 3: Đặt Cọc Tour. Quý khách tiến hành đặt cọc trước 70% tổng giá trị tour theo quy định. 30% còn lại sẽ được thanh toán trực tiếp cho hướng dẫn viên vào ngày khởi hành.
• Bước 4: Xác nhận Đăng ký. Quý khách nhận Phiếu xác nhận đăng ký tour. Trước ngày khởi hành, hướng dẫn viên sẽ chủ động liên hệ để xác nhận thời gian, địa điểm đón khách và cung cấp số điện thoại liên lạc.

2. Đăng Ký Tour Trực Tuyến (Online)

Phương thức này phù hợp với những khách hàng ở xa hoặc muốn tiết kiệm thời gian di chuyển.

• Bước 1: Liên hệ Đặt Tour. Quý khách đặt tour trực tiếp trên website, hoặc liên hệ qua các kênh thông tin chính thức như hotline, Fanpage, Zalo để được nhân viên tư vấn tận tình.
• Bước 2: Gửi Thông tin Đăng ký. Tương tự như đặt trực tiếp, quý khách gửi thông tin cá nhân cần thiết (Họ tên, SĐT, Danh sách thành viên…) cho nhân viên tư vấn.
• Bước 3: Chuyển Khoản Đặt Cọc. Quý khách thực hiện chuyển khoản đặt cọc trước 70% tổng giá trị tour. Vui lòng ghi rõ nội dung chuyển khoản theo cú pháp: “Tên người đăng ký + Số điện thoại” và thông báo cho nhân viên phụ trách để kiểm tra.
  Bạn có thể tham khảo các tour du lịch vĩnh hy chi tiết được cập nhật liên tục trên website.
• Bước 4: Nhận Phiếu Xác nhận. Sau khi nhận được tiền cọc, nhân viên sẽ gửi Phiếu xác nhận đặt tour qua Zalo/Email. Hướng dẫn viên sẽ liên hệ với quý khách trước ngày khởi hành để xác nhận lại thông tin đón khách.

II. Quy Trình Đặt Tour Cho Khách Đoàn (Công Ty, Tổ Chức)

Đối với các đoàn khách lớn (Công ty, Đơn vị, Tổ chức), quy trình sẽ đi kèm với việc ký kết hợp đồng rõ ràng để đảm bảo quyền lợi pháp lý.

• Bước 1: Đặt Tour và Tư vấn. Quý khách liên hệ với nhân viên tư vấn để trao đổi về yêu cầu, lựa chọn tour và ngày khởi hành (trực tiếp hoặc online).
• Bước 2: Cung cấp Thông tin Đoàn. Sau khi thống nhất tour, quý khách cung cấp thông tin chi tiết của đơn vị:
  • Thông tin Công ty: Địa chỉ, Mã số thuế, Người đại diện và chức vụ.
  • Thông tin Trưởng đoàn: Họ tên và Số điện thoại (người phụ trách chính của tour).
  • Danh sách thành viên tham gia tour đầy đủ.
• Bước 3: Ký Kết Hợp đồng. Nhân viên sẽ soạn thảo Hợp đồng và gửi quý khách kiểm tra. Sau khi hai bên đồng thuận, chúng tôi sẽ in và ký đóng dấu hai bản. Quý khách giữ lại 01 bản và gửi lại 01 bản đã ký cho chúng tôi.
  Để lên kế hoạch tour du lịch tốt nhất, hãy xem qua lịch trình của tour đà lạt 4 ngày 3 đêm trọn gói đang được ưa chuộng.
• Bước 4: Thanh Toán theo Hợp đồng. Việc thanh toán được thực hiện theo quy trình ghi trên hợp đồng:
  • Quý khách chuyển khoản đặt cọc trước 70% tổng giá trị tour.
  • 30% còn lại sẽ được thanh toán trong vòng 3 ngày sau khi hai bên ký Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (có tính cả các chi phí phát sinh sau tour nếu có) và quý khách nhận được Hóa đơn VAT.

Hợp đồng tour chính thức kết thúc khi quá trình thanh toán hoàn tất. Nếu có bất kỳ phản hồi hoặc thắc mắc nào về dịch vụ, quý khách có thể liên hệ qua các kênh chăm sóc khách hàng được cung cấp. Trường hợp phát sinh hoàn tiền, quý khách sẽ được hướng dẫn làm theo Quy trình hoàn tiền riêng.

Quy trình đặt tour du lịch được xây dựng nhằm mang lại sự tiện lợi, rõ ràng và đảm bảo mọi thông tin cần thiết đều được trao đổi chính xác. Với cam kết về tính minh bạch và chuyên nghiệp, chúng tôi tự tin là đối tác đáng tin cậy cho mọi hành trình của bạn. Đừng ngần ngại liên hệ ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn chu đáo nhất!