Hướng Dẫn Đặt Tour Du Lịch Chi Tiết: Quy Trình Nhanh Chóng và Đơn Giản

Việc lập kế hoạch và đi du lịch đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ sự hỗ trợ của các công ty lữ hành chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để chuyến đi diễn ra suôn sẻ và đảm bảo quyền lợi tốt nhất, việc nắm rõ hướng dẫn đặt tour du lịch là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp một quy trình đặt tour chuẩn mực, rõ ràng, áp dụng cho cả khách lẻ và khách đoàn, giúp bạn an tâm hơn trong khâu chuẩn bị.

Khi bạn đã lên kế hoạch chi tiết cho các điểm đến mang tính lịch sử hoặc văn hóa, việc xác định rõ quy trình sẽ giúp bạn chủ động hơn. Ví dụ, để chuẩn bị cho một chuyến đi thủ đô, bạn cần nắm rõ [lịch tham quan lăng bác] để sắp xếp ngày khởi hành phù hợp nhất.

I. Quy Trình Đặt Tour Cho Khách Lẻ (Ghép Đoàn)

Đối tượng này thường là khách cá nhân, gia đình hoặc nhóm nhỏ, có nhu cầu tham gia các đoàn tour đã được tổ chức sẵn. Có hai hình thức đặt tour chính: trực tiếp và trực tuyến.

1. Đăng Ký Trực Tiếp Tại Văn Phòng

Đây là phương thức truyền thống, giúp quý khách trao đổi chi tiết và trực tiếp với tư vấn viên.

• Bước 1: Tư vấn & Lựa chọn Tour: Quý khách đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn về lịch trình, chi phí và các dịch vụ đi kèm.
• Bước 2: Cung cấp Thông tin Cá nhân: Sau khi chọn được tour và ngày khởi hành, quý khách cung cấp các thông tin cần thiết của tất cả thành viên tham gia, bao gồm:
  • Họ và tên, Số điện thoại đăng ký tour.
  • Danh sách thành viên (Họ & tên, ngày tháng năm sinh, số Căn cước công dân/Hộ chiếu).
• Bước 3: Đặt Cọc Tour: Quý khách tiến hành đặt cọc trước 70% tổng giá trị tour theo quy định. 30% còn lại sẽ được thanh toán trực tiếp cho hướng dẫn viên vào ngày khởi hành.
• Bước 4: Hoàn tất & Xác nhận: Quý khách nhận Phiếu xác nhận đăng ký tour. Trước ngày khởi hành, hướng dẫn viên sẽ chủ động liên hệ để xác nhận lại thời gian, địa điểm đón khách và cung cấp số điện thoại liên lạc.

2. Đặt Tour Trực Tuyến (Online)

Phương thức này tiện lợi, đặc biệt phù hợp với quý khách ở xa hoặc có ít thời gian di chuyển.

• Bước 1: Liên hệ Tư vấn: Quý khách truy cập vào website của công ty, chọn mục “Đặt tour” hoặc liên hệ qua các kênh trực tuyến như Hotline, Fanpage, Zalo.

• Bước 2: Gửi Thông tin Đăng ký: Quý khách cung cấp thông tin cá nhân của tất cả thành viên tương tự như khi đăng ký trực tiếp (Họ tên, SĐT, danh sách thành viên kèm CCCD/ngày sinh).

• Bước 3: Chuyển Khoản Đặt Cọc: Quý khách chuyển khoản đặt cọc 70% tổng giá trị tour. Số tiền còn lại (30%) sẽ được thanh toán cho hướng dẫn viên.

  Lưu ý Quan trọng: Khi chuyển khoản, quý khách cần ghi rõ nội dung chuyển khoản theo cú pháp: [Tên người đăng ký] + [Số điện thoại] để bộ phận kế toán dễ dàng kiểm tra và xác nhận giao dịch. Sau khi chuyển khoản, vui lòng thông báo ngay cho nhân viên tư vấn.

• Bước 4: Nhận Phiếu Xác nhận: Nhân viên sẽ gửi Phiếu xác nhận đặt tour qua email hoặc Zalo ngay sau khi nhận được tiền đặt cọc. Đây là tài liệu quan trọng để chuẩn bị cho chuyến đi của bạn, dù bạn đang khám phá vẻ đẹp linh thiêng như [giá vé cáp treo tây ninh] hay các chuyến đi xa hơn.

II. Thủ Tục Đặt Tour Dành Cho Khách Đoàn (Doanh Nghiệp & Tổ Chức)

Đối với các đoàn lớn như công ty, đơn vị, tổ chức có nhu cầu đặt tour riêng, quy trình sẽ được bổ sung bước ký kết Hợp đồng để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi cho cả hai bên.

• Bước 1: Đặt Tour & Trao đổi: Quý khách liên hệ với nhân viên tư vấn để trao đổi về yêu cầu, lịch trình và ngân sách của đoàn (có thể đặt trực tiếp hoặc online).
• Bước 2: Cung cấp Thông tin Đoàn: Cung cấp thông tin chi tiết cho việc lên hợp đồng và chuẩn bị tour:
  • Thông tin Công ty: Địa chỉ, Mã số thuế, Người đại diện và chức vụ.
  • Thông tin Trưởng đoàn: Họ tên và số điện thoại người phụ trách chính của tour.
  • Danh sách các thành viên tham gia tour.
• Bước 3: Soạn thảo và Ký kết Hợp đồng: Công ty du lịch sẽ soạn thảo Hợp đồng và gửi quý khách kiểm tra. Sau khi hai bên thống nhất, Hợp đồng sẽ được in, ký đóng dấu và gửi cho quý khách 02 bản. Quý khách ký và đóng dấu, sau đó gửi lại 01 bản cho công ty. Việc này là nền tảng vững chắc để tổ chức những chuyến đi chất lượng như [du lịch mộc châu 3 ngày 2 đêm] cho toàn bộ đội ngũ.
• Bước 4: Thanh toán Hợp đồng: Quý khách thanh toán theo quy trình ghi trên hợp đồng:
  • Đặt cọc: Chuyển khoản trước 70% tổng giá trị tour theo điều khoản.
  • Thanh toán Phần còn lại: Thanh toán 30% còn lại trong vòng 3 ngày sau khi hai bên ký kết Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (nếu có phát sinh sau tour). Quý khách sẽ nhận được Hóa đơn VAT theo yêu cầu.

Quá trình nghiệm thu và thanh toán phần còn lại sẽ kết thúc hợp đồng tour. Việc đặt tour theo quy trình chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng quản lý chi phí và đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Kết Luận: Tận Hưởng Chuyến Đi Một Cách An Tâm

Việc tuân thủ các bước trong hướng dẫn đặt tour du lịch không chỉ giúp quy trình diễn ra nhanh chóng, mà còn đảm bảo mọi thông tin cá nhân và giao dịch tài chính của quý khách được bảo mật và xử lý chính xác. Khi đã nắm chắc thủ tục, bạn chỉ cần tập trung vào việc tận hưởng chuyến phiêu lưu sắp tới.

Mọi thắc mắc về dịch vụ, hoặc cần xử lý các trường hợp hoàn tiền, quý khách vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail hoặc số điện thoại Chăm sóc khách hàng của công ty. Với sự chuẩn bị chu đáo, hành trình khám phá những điểm đến độc đáo như [vạn lý trường thành trung quốc] sẽ nằm trong tầm tay bạn.