Quy Trình Đặt Tour Du Lịch Chuẩn: Hướng Dẫn Đặt Tour Cho Khách Lẻ & Đoàn

Du lịch là một trải nghiệm tuyệt vời, nhưng quá trình đặt tour đôi khi có thể gây bối rối, đặc biệt đối với những người lần đầu đi du lịch hoặc đặt cho đoàn lớn. Hiểu rõ quy trình đặt tour du lịch chuẩn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro và đảm bảo chuyến đi suôn sẻ nhất. Bài viết này, với vai trò là cẩm nang đáng tin cậy, sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký dịch vụ cho cả khách lẻ (ghép đoàn) và khách đoàn (công ty/tổ chức) theo tiêu chuẩn của các đơn vị lữ hành chuyên nghiệp.
tourist là gì

I. Quy Trình Đặt Tour Cho Khách Lẻ Ghép Đoàn

Đối với khách lẻ muốn tham gia các đoàn du lịch đã được công ty lữ hành tổ chức sẵn, bạn có hai phương thức đăng ký chính, đều được thiết kế để mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng.

1. Đặt Trực Tiếp Tại Văn Phòng

Đây là phương thức truyền thống, cho phép bạn được tư vấn chi tiết và trực quan nhất:

Bước 1: Tư Vấn & Đăng Ký

Quý khách đến trực tiếp văn phòng của công ty lữ hành để được nhân viên tư vấn về các tour, lịch trình, giá cả và các dịch vụ đi kèm.

Bước 2: Cung Cấp Thông Tin

Sau khi chọn ngày đi, quý khách vui lòng cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân cần thiết cho việc đăng ký tour và các thủ tục liên quan (mua bảo hiểm, vé máy bay/tàu xe…):

• Họ và tên người đăng ký.
• Số điện thoại liên hệ.
• Danh sách các thành viên tham gia tour (Gồm họ & tên, ngày tháng năm sinh, số căn cước công dân hoặc hộ chiếu).
  tour phan rang 2 ngày 1 đêm

Bước 3: Đặt Cọc Tour

Quý khách tiến hành đặt cọc trước theo quy định của công ty, thông thường là 70% tổng số tiền tour. Số tiền 30% còn lại sẽ được thanh toán cho hướng dẫn viên vào ngày khởi hành tour.

Bước 4: Xác Nhận Đặt Tour

Hoàn tất quy trình đặt cọc, quý khách nhận phiếu xác nhận đăng ký tour. Trước ngày khởi hành, hướng dẫn viên sẽ chủ động liên hệ để cung cấp số điện thoại, xác nhận lại thời gian và địa điểm đón khách.

2. Đặt Tour Trực Tuyến (Online)

Phương thức này phù hợp với khách hàng bận rộn hoặc ở xa, có thể thực hiện mọi thao tác qua internet và các kênh liên lạc số.

Bước 1: Liên Hệ Tư Vấn

Quý khách truy cập website chính thức, tìm kiếm và nhấn vào ô “đặt tour” của tour cụ thể, hoặc liên hệ qua các cổng thông tin như Hotline, Fanpage, Zalo để được nhân viên tư vấn tận tình.

Bước 2: Gửi Thông Tin Đăng Ký

Tương tự như đặt trực tiếp, quý khách cần cung cấp các thông tin cá nhân của người đăng ký và danh sách thành viên tham gia tour.

Bước 3: Thanh Toán Đặt Cọc

Quý khách chuyển khoản đặt cọc trước 70% tổng số tiền tour theo quy định.

• Lưu ý khi chuyển khoản: Vui lòng ghi rõ nội dung theo cú pháp: Tên người đăng ký + Số điện thoại… Sau khi chuyển khoản thành công, quý khách cần thông báo ngay cho nhân viên phụ trách để kiểm tra và xác nhận.
  tour phú quốc 5 ngày 4 đêm

Bước 4: Nhận Xác Nhận Qua Kênh Số

Sau khi nhận được tiền cọc, công ty lữ hành sẽ gửi phiếu xác nhận đặt tour qua email hoặc Zalo. Hoàn tất quy trình. Hướng dẫn viên sẽ liên hệ lại trước ngày khởi hành để xác nhận thông tin đón khách.

II. Quy Trình Đặt Tour Cho Khách Đoàn (Công Ty/Tổ Chức)

Đối với các đoàn khách là công ty, đơn vị hoặc tổ chức, quy trình sẽ có thêm bước làm việc và ký kết hợp đồng chính thức.

Bước 1: Đặt Tour & Tư Vấn

Trưởng đoàn hoặc người đại diện liên hệ với công ty lữ hành để trao đổi chi tiết về nhu cầu, lịch trình mong muốn. (Có thể đặt trực tiếp hoặc online).

Bước 2: Cung Cấp Thông Tin Đoàn

Để chuẩn bị hợp đồng và các thủ tục pháp lý, quý khách cần cung cấp các thông tin sau:
du lịch bắc kinh

• Thông tin công ty/đơn vị: Địa chỉ, Mã số thuế, Người đại diện và chức vụ.
• Họ tên & số điện thoại Trưởng đoàn (người phụ trách chính của tour).
• Danh sách các thành viên tham gia tour.

Bước 3: Ký Kết Hợp Đồng

Đơn vị lữ hành sẽ lên dự thảo hợp đồng và gửi cho quý khách kiểm tra. Sau khi hai bên thống nhất, hợp đồng sẽ được in ra, ký tên đóng dấu (02 bản). Quý khách ký tên, đóng dấu và gửi lại công ty lữ hành 01 bản để chính thức xác lập giao dịch.

Bước 4: Thanh Toán & Nghiệm Thu

Quý khách vui lòng thanh toán theo quy trình ghi trên hợp đồng:

• Đợt 1 (Đặt cọc): Chuyển cọc trước 70% tổng số tiền tour theo quy định của hợp đồng ngay sau khi ký kết.
• Đợt 2 (Thanh toán còn lại): Thanh toán 30% còn lại trong vòng 3 ngày sau khi kết thúc tour, hai bên ký kết biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (nếu có phát sinh sau tour). Lúc này, quý khách sẽ nhận được hóa đơn VAT từ đơn vị lữ hành.
  shangrila trung quốc

Hợp đồng tour kết thúc khi đơn vị lữ hành nhận được phần thanh toán cuối cùng và quá trình nghiệm thu hoàn tất.

III. Kết Luận: Lời Khuyên Từ Chuyên Gia SEO Du Lịch

Quy trình đặt tour du lịch, dù là khách lẻ hay khách đoàn, đều được thiết kế rõ ràng để bảo vệ quyền lợi của khách hàng và đảm bảo tính chuyên nghiệp của dịch vụ. Điều cốt lõi là bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin cá nhân (đặc biệt là căn cước công dân hoặc hộ chiếu) và tuân thủ đúng các mốc thanh toán.

Hãy luôn giữ liên lạc với bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH) của đơn vị cung cấp tour (qua email hoặc số điện thoại CSKH) để kịp thời phản hồi dịch vụ hoặc xử lý các trường hợp phát sinh như hoàn tiền (nếu có). Việc nắm vững các bước này sẽ giúp bạn chủ động hơn, chuyển đổi từ mong muốn du lịch thành một chuyến đi thực tế hoàn hảo và đáng nhớ.