Hướng Dẫn Đặt Tour Du Lịch Chi Tiết: Từ A-Z Cho Khách Lẻ & Khách Đoàn

Việc hiểu rõ hướng dẫn đặt tour du lịch là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo chuyến đi của bạn diễn ra suôn sẻ, đúng như mong đợi. Đối với độc giả của “Du lịch rẻ”, chúng tôi tin rằng sự minh bạch trong quy trình là chìa khóa để xây dựng niềm tin và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất. Dù bạn là khách lẻ muốn ghép đoàn để khám phá vẻ đẹp kỳ vĩ của một [tour du lịch thái lan 5 ngày 4 đêm vietravel], hay là đại diện của một công ty đang tổ chức chuyến đi cho nhân viên, quy trình đặt dịch vụ sau đây sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi thứ một cách chu đáo.

Bài viết này sẽ trình bày chi tiết các bước đặt tour, từ thủ tục cơ bản đến thanh toán hợp đồng, áp dụng cho cả hình thức đăng ký trực tiếp và trực tuyến.

I. Quy trình Đặt Tour Dành Cho Khách Lẻ Ghép Đoàn

Khách lẻ là đối tượng tham gia các tour cố định theo lịch trình và ghép nhóm với những du khách khác. Quy trình đăng ký được thiết kế đơn giản và nhanh chóng.

1. Đăng ký Dịch vụ Trực tiếp tại Văn phòng

Đây là hình thức truyền thống, giúp quý khách được tư vấn trực tiếp và rõ ràng hơn về lịch trình tour.

• Bước 1: Tư vấn & Đăng ký. Quý khách đến trực tiếp văn phòng để được nhân viên tư vấn chi tiết về các lựa chọn tour phù hợp.

• Bước 2: Cung cấp Thông tin Cá nhân. Sau khi lựa chọn được ngày đi, quý khách cần cung cấp các thông tin cơ bản:

  • Họ và tên, Số điện thoại đăng ký tour.
  • Danh sách các thành viên tham gia tour (bao gồm Họ tên, Ngày tháng năm sinh, Số căn cước công dân).

  Thông tin này là cần thiết để công ty du lịch thực hiện các thủ tục bảo hiểm và lưu trú. Một số điểm đến như [làng chài phước hải] không yêu cầu thủ tục phức tạp, nhưng việc cung cấp thông tin đầy đủ luôn là ưu tiên hàng đầu.

• Bước 3: Đặt cọc & Thanh toán. Quý khách đặt cọc trước 70% tổng giá trị tour theo quy định. 30% chi phí còn lại sẽ được thanh toán cho hướng dẫn viên vào ngày khởi hành.

• Bước 4: Xác nhận Tour. Hoàn tất quy trình, quý khách nhận phiếu xác nhận đăng ký tour. Hướng dẫn viên sẽ chủ động liên hệ trước ngày khởi hành để xác nhận thời gian và địa điểm đón khách.

2. Đặt Dịch vụ Trực tuyến (Online)

Hình thức này mang lại sự tiện lợi, linh hoạt cho những khách hàng bận rộn.

• Bước 1: Liên hệ & Tư vấn. Quý khách đặt tour trực tiếp trên website (mục “đặt tour”) hoặc liên hệ qua các kênh trực tuyến như Hotline, Fanpage, Zalo để được nhân viên tư vấn hỗ trợ.
• Bước 2: Gửi Thông tin Cá nhân. Tương tự như quy trình trực tiếp, quý khách gửi thông tin cá nhân cần thiết qua email hoặc các kênh trực tuyến.
• Bước 3: Chuyển khoản Đặt cọc. Quý khách chuyển khoản trước 70% tổng giá trị tour.
  • Lưu ý quan trọng: Khi chuyển khoản, vui lòng ghi rõ nội dung theo cú pháp: Tên người đăng ký + Số điện thoại… để công ty dễ dàng kiểm tra. Nếu bạn đang tìm kiếm một chuyến đi ngắn và thú vị như [du lịch ninh thuận 1 ngày], việc đặt cọc online sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian.
• Bước 4: Hoàn tất Đăng ký. Sau khi nhận được tiền cọc, nhân viên sẽ gửi phiếu xác nhận đặt tour qua Zalo hoặc Email, hoàn tất quy trình đăng ký.

II. Quy trình Đặt Tour Dành Cho Khách Đoàn (Công ty/Tổ chức)

Đối với khách đoàn, quy trình sẽ được thực hiện thông qua hợp đồng để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch về tài chính.

• Bước 1: Đặt tour & Thống nhất. Đặt tour trực tiếp hoặc online với nhân viên tư vấn và thống nhất lịch trình.

• Bước 2: Cung cấp Thông tin Pháp lý. Quý khách cung cấp thông tin chi tiết để làm hợp đồng và các thủ tục liên quan:

  • Thông tin công ty (Địa chỉ, Mã số thuế, Người đại diện, Chức vụ).
  • Họ tên & Số điện thoại Trưởng đoàn phụ trách.
  • Danh sách thành viên tham gia tour (như quy trình khách lẻ).

  Việc tổ chức tour cho một đoàn lớn đến các địa điểm như [du lịch sơn la] đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ pháp lý.

• Bước 3: Ký kết Hợp đồng. Nhân viên công ty du lịch sẽ soạn thảo hợp đồng. Sau khi hai bên đồng thuận, hợp đồng sẽ được in ra, ký tên và đóng dấu. Quý khách giữ lại 01 bản hợp đồng gốc.

• Bước 4: Thanh toán Hợp đồng. Thanh toán được thực hiện theo quy trình ghi trên hợp đồng:

  • Chuyển cọc 70% tổng giá trị tour theo quy định.
  • Thanh toán 30% còn lại trong vòng 3 ngày kể từ khi hai bên ký Biên bản nghiệm thu/Thanh lý hợp đồng và quý khách nhận được Hóa đơn VAT từ công ty.

• Bước 5: Kết thúc Hợp đồng. Hợp đồng tour được thanh lý khi công ty nhận đủ phần thanh toán cuối cùng.

III. Phản hồi và Hỗ trợ Dịch vụ

Sau khi trải nghiệm dịch vụ, quý khách luôn có thể gửi phản hồi về chuyến [tour côn đảo 2 ngày 1 đêm] hay bất kỳ hành trình nào khác thông qua email hoặc số điện thoại Chăm sóc khách hàng. Nếu phát sinh trường hợp hoàn tiền, công ty sẽ hướng dẫn quý khách làm theo Quy trình Hoàn tiền riêng biệt, và hợp đồng sẽ được thanh lý khi quá trình này kết thúc.

Thông tin liên hệ CSKH: 0939.679.886 hoặc Email: [email protected].

Việc nắm rõ hướng dẫn đặt tour du lịch chi tiết này không chỉ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, mà còn đảm bảo quyền lợi và sự chuẩn bị tốt nhất cho chuyến đi sắp tới của bạn. Hãy lên kế hoạch ngay hôm nay để có những trải nghiệm đáng nhớ!